Bewerbermanagement-Software​ ​für Startups​ ​-​ ​Lohnt​ ​sich​ ​das?

Ein Gastbeitrag von Sonja​ ​Dietz, trusted.de.

​Das Talent​ ​bekommt​ ​so​ ​den​ ​Eindruck:​ ​Hier​ ​geht​ ​vieles​ ​rascher,​ ​unkonventioneller​ ​und moderner​ ​zu.​ ​Hierbei​ ​kann​ ​eine​ ​gute​ ​Bewerbermanagement-Software​ ​enorm unterstützen.

Bewerbermanagement​ ​in​ ​Startups​:​ ​Darum​ ​ist​ ​es​ ​so wichtig

Kandidaten​ ​wollen​ ​es​ ​heute​ ​bei​ ​der​ ​Bewerbung​ ​so​ ​einfach​ ​und​ ​transparent​ ​wie​ ​möglich haben.​​ Wichtig ​​sind​​ ihnen​​ laut​​ der​ S​tudie​​ Recruiting​​ Trends​​ 2017​ d​​er​​ Universität​​ Bamberg die​ ​folgenden​ Faktoren:

• Eine​ ​Eingangsbestätigung​ ​nach​ ​dem​ ​Bewerbungseingang​ ​(90,8​ ​Prozent)
• Die​ ​Nennung​ ​eines​ ​Ansprechpartners​ ​für​ ​Rückfragen​ ​(80,8​ ​Prozent)
• Informationen​ ​zum​ ​weiteren​ ​Bewerbungsprozess​ ​(88,7​ ​Prozent)
• Eine​ ​zeitnahe​ ​Rückmeldung​ ​(91,1​ ​Prozent)
• Angabe​ ​von​ ​Absagegründen​ ​(91,7​ ​Prozent)

Allerdings erfüllen viele Arbeitgeber diese Erwartungen nicht, wie die Bewerbungsstudie von Indeed offenbarte: Kompliziert, zeitaufwändig, nicht bewerberfreundlich – beim Bewerbungsprozess klaffen gravierende Lücken zwischen Wunsch und Realität. Fast jeder vierte Bewerber hat deshalb schon einmal eine Stelle ausgeschlagen.

(c) shutterstock/baranq

Für Frank Hensgens, Geschäftsführer von Indeed, sind diese Zahlen alarmierend: „Während Bewerber offen sind für moderne Methoden und Ansätze bei der Jobsuche, setzen HR-Verantwortliche und Unternehmen an vielen Stellen auf Bewährtes und verlieren dabei aus dem Blick, worauf es Bewerbern ankommt. Dies muss sich dringend ändern. Landauf, landab beklagen Unternehmen einen Fachkräftemangel – daher ist es gerade jetzt Pflicht für Personaler, auf die Wünsche der Kandidaten einzugehen.“

Handlungsbedarf besteht vor allem bei Startups. Denn während Bewerber Arbeitgebern mit einer großen Bekanntheit und einem guten Namen eher einen Zeit- und Transparenzbonus einräumen, können Startups​ aufgrund ihrer geringen Bekanntheit nicht auf derartige Vorschusslorbeeren setzen: Der Bewerber weiß nicht genau, worauf er sich bei dem Marktneuling einlässt. Umso höher ist die Bereitschaft, abzuspringen.

Um ihm die Entscheidung zu erleichtern, an der Bewerbung festzuhalten, ist es angebracht, ihm einen möglichst schnellen und reibungslosen Bewerbungsprozess zu kredenzen. Ein Bewerbermanagement-Tool kann Startups​ hier entscheidend unterstützen.

Vor allem, weil es für eines sorgt: Gut strukturierte, standardisierte und einfache Prozesse. So weiß jeder Beteiligte im Unternehmen jederzeit, was er zu tun hat und der Bewerber bekommt schnellstmöglich alle Informationen, die er braucht. Und wenn doch einmal etwas in Vergessenheit gerät? Kein Problem! Dann erinnert die Software daran, dass noch etwas auf der Agenda steht. So bleibt alles im Fluss.

So​ ​läuft​ ​der​ ​Bewerbungsprozess​ ​ab

Eine​ ​Bewerbermanagement​ ​Software​ ​hilft​ ​beim​ ​gesamten​ ​Ablauf​ ​des Bewerbungsprozesses:

• Stellenausschreibung
• Posten​ ​auf​ ​Stellenportalen
• Bearbeitung​ ​eingehender​ ​Bewerbungen
• Kontinuierliche​ ​Rückmeldungen​ ​an​ ​den​ ​Kandidaten​ ​über​ ​den​ ​Stand​ ​der​ ​Dinge
• Strukturierter​ ​und​ ​effizienter​ ​Austausch​ ​im​ ​Team​ ​über​ ​die​ ​einzelnen​ ​Talente
• Organisation​ ​und​ ​Dokumentation​ ​eines​ ​Jobinterviews
• Zeitnahes​ ​Treffen​ ​einer​ ​Entscheidung:​ ​Wer​ ​soll​ ​die​ ​Stelle​ ​bekommen?
• Bearbeitung​ ​eingehender​ ​Bewerbungen
• Versand​ ​von​ ​Zu-​ ​und​ ​Absagen
• Vertragsgestaltung​ ​mit​ ​den​ ​Talenten,​ ​die​ ​angeheuert​ ​werden​ ​sollen

Verfügt​ ​ein​ ​Unternehmen​ ​in​ ​diesen​ ​Punkten​ ​nicht​ ​über​ ​ein​ ​stringentes​ ​Vorgehen,​ ​ist​ ​die Gefahr​ ​nicht​ ​nur​ ​groß,​ ​Bewerber​ ​wegen​ ​langer​ ​Wartezeiten​ ​zu​ ​verprellen.​ ​Auch​ ​grobe Fehlentscheidungen​ ​im​ ​Auswahlverfahren​ ​können​ ​die​ ​Folge​ ​sein.

©Pixel-3D / www.shutterstock.com

Etwa,​ ​weil​ ​man​ ​sich​ ​nicht​ ​angemessen​ ​ausgetauscht​ ​hat.​ ​Im​ ​schlimmsten​ ​Fall​ ​sitzt​ ​dann​ ​der falsche​ ​Mitarbeiter​ ​an​ ​der​ ​falschen​ ​Stelle,​ ​während​ ​die​ ​gesuchte​ ​Nadel​ ​im​ ​Heuhaufen mittlerweile​ ​bei​ ​einem​ ​anderen​ ​Arbeitgeber​ ​in​ ​Lohn​ ​und​ ​Brot​ ​steht.​ ​Chance​ ​vertan!

Ein​ ​Fehler,​ ​der​ ​sich​ ​geschäftsschädigend​ ​auswirken​ ​kann,​ ​weil​ ​innerhalb​ ​der​ ​Belegschaft gute​ ​Ideen​ ​ausbleiben,​ ​die​ ​den​ ​Betrieb​ ​voranbringen.​ ​Doch​ ​eben​ ​auf​ ​diese​ ​Innovationskraft sind​ ​insbesondere​ Startups​ ​mit​ ​ihren​ ​geringen​ ​Rücklagen​ ​angewiesen.​ ​Sie​ ​brauchen​ ​schnelle und​ ​nachhaltige​ ​Erfolge.​ ​Sonst​ ​ist​ ​der​ ​Traum​ ​vom​ ​eigenen​ ​Unternehmen​ ​schnell​ ​wieder ausgeträumt.

Professionelle​ ​Software​ ​vs.​ ​kostenlose​ ​Tools

Viele​ ​Prozesse​ ​im​ ​Bewerbermanagement​ ​lassen​ ​sich​ ​theoretisch​ ​auch​ ​mit Standardprogrammen​ ​erledigen.​ ​Das​ ​spart​ ​erstmal​ ​Kosten.​ ​Langfristig​ ​kommen​ ​aber​ ​auch Startups​ ​nicht​ ​um​ ​die​ ​Anschaffung​ ​einer​ ​Bewerbermanagement-Software​ ​umhin.

Der​ ​Nachteil​ ​beim​ ​Gebrauch​ ​einer​ ​Standard-Bürosoftware​ ​ist​ ​nämlich,​ ​dass​ ​hier​ ​für​ ​die einzelnen​ ​Prozessschritte​ ​viele​ ​verschiedene​ ​Programme​ ​zum​ ​Einsatz​ ​kommen,​ ​die​ ​unter Umständen​ ​nicht​ ​so​ ​nahtlos​ ​miteinander​ ​kommunizieren,​ ​wie​ ​ein​ ​einheitliches Bewerbermanagement​ ​Tool.​ ​Dieses​ ​speichert​ ​zum​ ​Beispiel​ ​Daten​ ​an​ ​verschiedenen​ ​Stellen der​ ​Prozesskette​ ​automatisch,​ ​nachdem​ ​sie​ ​einmal​ ​erfasst​ ​wurden.

Ohne​ ​ein​ ​solches​ ​Tool​ ​sind​ ​Medienbrüche,​ ​die​ ​eine​ ​doppelte​ ​Datenvorhaltung​ ​bedingen,​ ​die regelmäßige​ ​Folge.​ ​Die​ ​Gefahr​ ​von​ ​Fehlern​ ​durch​ ​das​ ​Herumkopieren​ ​von​ ​Informationen erhöht​ ​sich.​ ​Außerdem​ ​muss​ ​sich​ ​der​ ​Personalverantwortliche​ ​ohne​ ​ein Bewerbermanagement​ ​System​ ​zunächst​ ​sehr​ ​intensiv​ ​Gedanken​ ​machen,​ ​welche​ ​Prozesse innerhalb​ ​der​ ​zu​ ​Verfügung​ ​stehenden​ ​Tools​ ​wie​ ​abgebildet​ ​werden​ ​können​ ​und​ ​dafür Workflows​ ​entwickeln.

Funktionsbandbreite​ ​des​ ​Bewerbermanagements

Auch​ ​Formulierungsvorlagen​ ​für​ ​die​ ​Kommunikation​ ​mit​ ​Bewerbern​ ​müssten​ ​mit​ ​einem​ ​Tool zum​ ​Bewerbermanagement​ ​nicht​ ​erst​ ​mühsam​ ​erstellt​ ​werden,​ ​sondern​ ​liegen​ ​in​ ​einer individualisierbaren​ ​und​ ​rechtskonformen​ ​Standardfassung​ ​für​ ​jede​ ​Stufe​ ​des Bewerbungsprozesses​ ​vor.​ ​So​ ​automatisieren​ ​Sie​ ​die​ ​Kommunikation​ ​und​ ​stellen​ ​sicher, dass​ ​kein​ ​Bewerber​ ​vergessen​ ​wird​ ​-​ ​was​ ​letzten​ ​Endes​ ​Ihre​ ​​Candidate​ ​Experience​​ ​erhöht.

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Um​ ​den​ ​Bewerbungsprozess​ ​zu​ ​strukturieren,​ ​mag​ ​eine​ ​einfache​ ​Tabelle​ ​auf​ ​dem Unternehmensserver​ ​vielleicht​ ​zunächst​ ​ausreichen.​ ​Die​ ​Gefahr​ ​ist​ ​aber​ ​groß,​ ​dass​ ​hierüber auch​ ​Prozessverantwortliche​ ​Daten​ ​einsehen,​ ​für​ ​die​ ​sie​ ​eigentlich​ ​nicht​ ​autorisiert​ ​sind.​ ​Das ist​ ​ein​ ​klarer​ ​Verstoß​ ​gegen​ ​den​ ​geltenden​ ​Datenschutz.

Und:​ ​Damit​ ​nichts​ ​in​ ​Vergessenheit​ ​gerät,​ ​müssen​ ​für​ ​jeden​ ​Prozessschritt​ ​auch​ ​nochmal zusätzliche​ ​Erinnerungen​ ​innerhalb​ ​des​ ​Mail-​ ​oder​ ​Kalenderprogramms​ ​angelegt​ ​werden. Abhängig​ ​davon,​ ​wie​ ​viele​ ​Personen​ ​beteiligt​ ​sind,​ ​wird​ ​es​ ​spätestens​ ​dann​ ​unübersichtlich. Innerhalb​ ​eines​ ​einheitlichen​ ​Bewerbermanagement​ ​Tools​ ​sorgen​ ​hingegen​ ​smarte Algorhithmen​ ​dafür,​ ​dass​ ​Erinnerungen​ ​automatisch​ ​aufploppen​ ​und​ ​dass​ ​jeder​ ​nur​ ​die Daten​ ​zu​ ​Gesicht​ ​bekommt,​ ​für​ ​die​ ​er​ ​berechtigt​ ​ist.

Digitale​ ​Kollaboration

Mehr​ ​noch:​ ​Im​ ​laufenden​ ​Prozess​ ​tauschen​ ​sich​ ​alle​ ​Verantwortlichen​ ​innerhalb​ ​des​ ​Tools aus​ ​-​ ​via​ ​Chat,​ ​in​ ​Foren​ ​zu​ ​bestimmten​ ​Themen,​ ​sie​ ​rufen​ ​hinterlegte​ ​Bewerberdaten​ ​ab​ ​und bewerten​ ​diese.​ ​Das​ ​macht​ ​die​ ​komplizierte​ ​Abstimmung​ ​in​ ​Meetings​ ​überflüssig​ ​und​ ​bringt mehr​ ​Tempo​ ​in​ ​den​ ​Ablauf.

Ist​ ​die​ ​Entscheidung​ ​gefallen,​ ​reicht​ ​ein​ ​Knopfdruck​ ​und​ ​die​ ​ausgewählten​ ​Kandidaten erhalten​ ​eine​ ​Einladung​ ​zum​ ​Vorstellungsgespräch,​ ​während​ ​die,​ ​die​ ​nicht​ ​in​ ​Frage​ ​kommen, eine​ ​Absage​ ​bekommen​.

Bewerbermanagement-Tools​ ​bieten​ ​noch​ ​mehr​ ​Funktionen.​ ​Diese​ ​zum​ ​Beispiel:

• Eine​ ​Karrierehomepage,​ ​die​ ​per​ ​Schnittstelle​ ​an​ ​die​ ​Unternehmenshomepage anbindbar​ ​ist.
• Multiposting,​ ​das​ ​ist​ ​die​ ​Möglichkeit​ ​zur​ ​gleichzeitigen​ ​​ ​Mehrfachschaltung​ ​von Stellenanzeigen​ ​auf​ ​mehreren​ ​Jobportalen.
• Matching:​ ​Hierbei​ ​werden​ ​die​ ​in​ ​den​ ​offenen​ ​Vakanzen​ ​ausgeschriebenen​ ​Skills​ ​mit den​ ​Fähigkeiten​ ​von​ ​Bewerbern​ ​automatisiert​ ​abgeglichen.​ ​Das​ ​erleichtert​ ​die Personalauswahl.
• Bewerberportal:​ ​Hierüber​ ​bewirbt​ ​sich​ ​das​ ​interessierte​ ​Talent​ ​per​ ​E-Mail,​ ​Formular oder​ ​per​ ​One-Click-Bewerbung.

So​ ​finden​ ​Sie​ ​die​ ​richtigen Bewerbermanagement-Tools​ ​für​ ​Ihr​ ​Unternehmen

(c) Shutterstock/Jirsak

Fazit:​ ​Für​ ​schnell​ ​wachsende​ Startups​ ​spricht​ ​so​ ​manches​ ​für​ ​ein​ ​ordentliches Bewerbermanagement-Tool.​ ​Dabei​ ​ist​ ​die​ ​Angst​ ​vor​ ​allzu​ ​teuren​ ​Kosten​ ​unbegründet.​ ​Viele Software-Anbieter​ ​haben​ ​Lösungen​ ​im​ ​Programm,​ ​die​ ​in​ ​kleine​ ​Module​ ​zu​ ​verschiedenen Themenbereichen​ ​untergliedert​ ​sind.

Das​ ​spielt​ ​kleineren​ ​Unternehmen​ ​in​ ​die​ ​Karten.​ ​Sie​ ​wählen​ ​die​ ​Funktionen​ ​aus,​ ​die​ ​sie brauchen,​ ​aber​ ​auch​ ​nicht​ ​mehr.​ ​Die​ ​Angebote​ ​lassen​ ​sich​ ​auf​ ​Vergleichsseiten​ ​wie trusted.de​​ ​vergleichen.

Und​ ​dabei​ ​ist​ ​eines​ ​so​ ​gut​ ​wie​ ​sicher:​ ​Das​ ​investierte​ ​Geld​ ​wird​ ​schon​ ​nach​ ​kurzer​ ​Zeit​ ​sich auszahlen​ ​und​ ​sogar​ ​amortisieren​ ​-​ ​durch​ ​eine​ ​verkürzte​ ​Time​ ​to​ ​Hire​ ​und​ ​passende Talente,​ ​die​ ​das​ ​Unternehmen​ ​nach​ ​vorne​ ​bringen.

Ein Gastbeitrag von Sonja​ ​Dietz, trusted.de