Unser Kunde msg life bei der HR Online Expo: Neue Teammitglieder schnell an Bord holen

Nina Rahn: Die ersten Wochen im Unternehmen sind für den neuen Mitarbeiter sehr aufregend – und entscheidend für seine Zufriedenheit. Wie geht ihr den Onboarding-Prozess an?

Sandra Romahn: Onboarding ist kein Selbstläufer. Ein neuer Mitarbeiter kann sein Arbeitsumfeld und die ungeschriebenen Regeln nicht von alleine ab dem ersten Tag kennen. Wir müssen ihn also aktiv an Bord holen, damit er sich schnell als Teil des Teams fühlt. Dafür gibt es bei uns ein kleines Onboarding-Programm zum Beispiel mit Workshops und Führungen an den Standorten. Ab dem ersten Arbeitstag wird der neue Mitarbeiter bei uns also systematisch betreut.

Beim Preboarding, also der Zeit zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag, haben wir noch große Lücken gehabt. So haben wir häufig vergessen, Kontakt zum neuen Mitarbeiter zu halten und Informationsmaterial ist gestückelt und unsortiert verschickt worden. Uns hat also etwas gefehlt, das uns im Anschluss an das Bewerbermanagement bei der weiteren Gestaltung der Candidate Journey unterstützt.

Rahn: Um diese Lücken zu schließen, habt ihr euch für unsere Onboarding-Software entschieden.

Romahn: Genau. Wir nutzen bereits eure Bewerbermanagement-Software, mit der wir sehr zufrieden sind. Sie unterstützt uns zum Beispiel durch Erinnerungen, welche Schritte bei welchem Bewerber anstehen. Für die Unterstützung im Onboarding haben wir auch eine Lösung gesucht, die den Kandidaten in den Fokus rückt, und mit eurer Software ist das möglich.

Einarbeitung bei msg life

Rahn: Wie habt ihr die Onboarding-Software eingeführt?

Romahn: Im HR-Team haben wir uns zunächst zusammengesetzt und überlegt, wer alles am Onboarding-Prozess beteiligt ist. Mit diesen Akteuren haben wir dann einen Workshop gemacht, um die einzelnen Teilschritte zu definieren. Die Ergebnisse dieser Analyse sind nun in der Onboarding-Software abgebildet.

Rahn: Ihr befindet euch gerade in der Beta-Testphase der für euch konfigurierten Software. Welche Rückmeldungen gibt es aus den Teams?

Romahn: Nicht nur beim HR-Team kommt die Software gut an, sondern auch bei den anderen Teams. Besonders hilfreich finden die Kollegen, dass das System Erinnerungshilfen verschickt, wenn eine Aufgabe fällig ist. Mir gefällt besonders gut, dass wir nun eine Plattform haben, auf der der neue Mitarbeiter alle Informationen zum Unternehmen und ersten Arbeitstag übersichtlich und gebündelt findet. Insgesamt also ein voller Erfolg – alleine schon dadurch, dass wir unsere Prozesse durchdacht haben.

Rahn: Durch Corona findet das Onboarding in den meisten Unternehmen remote statt. Was fordert euch dabei besonders heraus?

Romahn: Wie auch bei der Digitalisierung wirkt Corona hier als Verstärker – das Thema Remote-Onboarding ist noch wichtiger geworden. Da wir mehrere Unternehmensstandorte haben, hat ein Teil des Onboardings bereits vor Corona remote stattgefunden. Die größten Herausforderungen waren für uns die Onboarding-Workshops und das Netzwerken innerhalb der Teams. Die Workshops haben wir zunächst von März auf Mai verlegt, in der Hoffnung, sie doch in Person durchführen zu können. Mittlerweile richten wir sie digital aus. Um das Netzwerken bei einem gemeinsamen Mittagessen oder Feierabendbier zu ermöglichen, haben wir unseren Mitarbeitern eine Plattform zur Verfügung gestellt. So können die neuen Mitarbeiter ihre Kollegen trotzdem kennenlernen. Im kleinen Kreis finden auch persönliche Termine statt, da gerade in der Anfangszeit der direkte Kontakt nicht zu ersetzen ist.

Rahn: Du sprichst gerade einen ganz wichtigen Punkt an – das kulturelle Onboarding. Wie vermittelt ihr eure Unternehmenskultur?

Romahn: Damit fangen wir schon im Bewerbungsprozess an. Denn es ist wichtig, dass der Bewerber nicht nur von den Fähigkeiten und der Persönlichkeit zu uns passt, es muss auch für ihn ein Fit sein. Entsprechend versuchen wir bereits im Bewerbungsprozess darzustellen, wie es wäre, bei uns zu arbeiten. Vor der Pandemie hat uns dabei geholfen, dass der Kandidat die Atmosphäre beim Betreten des Gebäudes erleben konnte. Die lässt sich bei Remote-Gesprächen schwer übertragen. Noch dazu handelt es sich auch immer um Momentaufnahmen, da Unternehmenskultur etwas Dynamisches ist, das die Mitarbeiter formen und stetig verändern. Einen richtigen Eindruck bekommt der neue Kollege also immer erst in den ersten Tagen und deswegen sind gerade in der Zeit Gespräche mit dem Team abseits der Arbeit wichtig.

Rahn: Wann betrachtet ihr das Onboarding als erfolgreich? An welchen Messgrößen macht ihr das fest?

Romahn: Die klassische Messgröße ist die Mitarbeiterfluktuation ein bis zwei Jahre nach der Einstellung. Wir freuen uns sehr, dass wir in dem Bereich eine geringe Quote haben. Mehr als die Zahlen steht bei uns aber das Menschliche im Fokus. Entsprechend befragen wir unsere neuen Teammitglieder auch regelmäßig nach ihrer Onboarding-Erfahrung: Wie geht es ihnen? Was lief gut? Wie können wir uns noch verbessern? Auf diese Weise wollen wir uns kontinuierlich steigern. Für uns ist das Onboarding dann erfolgreich, wenn sich der neue Mitarbeiter als Teil des großen Ganzen wahrnimmt.

Tipps für die Gestaltung eines erfolgreichen Onboardings:

• Stellen Sie die Candidate Experience in den Fokus

• Analysieren Sie Ihren Onboarding-Prozess: Was sind die einzelnen Teilschritte? Wer ist beteiligt? Wo gibt es Verbesserungsbedarf?

• Überlegen Sie mit allen Beteiligten, wie die Lücken geschlossen werden können. Eine Onboarding-Software hilft z. B. bei der Abbildung und Koordination des Prozesses

• Testen Sie die Lösung gemeinsam

• Holen Sie sich regelmäßig Feedback von Ihren neuen Mitarbeitern ein, um den Prozess kontinuierlich verbessern

Über msg life

Als Teil der unabhängigen, international agierenden msg-Unternehmensgruppe gehören die msg life ag und ihre Tochterunternehmen zu den führenden Software- und Beratungsunternehmen für die europäische Versicherungsbranche. Das Leistungsspektrum reicht von Standardsoftware über Consulting-Dienstleistungen bis hin zur Übernahme des IT-Betriebs (Cloud-Lösungen).
Die msg life Gruppe mit Hauptsitz in Leinfelden-Echterdingen und Standorten in München, Düsseldorf, Hamburg und Köln sowie Tochtergesellschaften in den Niederlanden, Österreich, der Schweiz, der Slowakei, Slowenien, Polen, Portugal und den USA beschäftigt knapp 1.100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.