Gezieltes Onboarding: digitale Unterstützung für die Personalabteilung

Immer mehr Unternehmen erkennen, wie wichtig eine schnelle Integration der neuen Mitarbeiter ins Arbeitsumfeld ist, um die New Hires nicht gleich wieder zu verlieren. Ein neues Tool kann die HR-Abteilung und Verantwortlichen beim systematischen Onboarding unterstützen. Entwickelt hat es Recruiting-Experte d.vinci (www.dvinci.de), bekannt für sein elektronisches Bewerbermanagement-System, Recruiting-Services, Personalmarketing und -beratung.

20 bis 25 Prozent* verlassen den neuen Job noch innerhalb der Probezeit. Eine hohe Zahl, denn Fehlbesetzungen oder Trennungen sind kostspielig und führen zu Wettbewerbsnachteilen am Markt. Handelt es sich dabei gar um eine Führungskraft, muss Schätzungen zufolge etwa das doppelte Jahresgehalt für eine Neueinstellung gerechnet werden. Hohe Absprungraten haben zudem einen negativen Einfluss auf die Arbeitsatmosphäre im Team. Interne Spannungen wiederum führen zu weniger Produktivität. Warum aber kündigen viele so schnell? Eine unzureichende Einarbeitung ist einer der Gründe.

Das sogenannte „Onboarding“, also alle Maßnahmen, die die Eingliederung neuer Mitarbeiter fördern, kann die Anfangsfluktuation verhindern helfen. Dieser Prozess beginnt bereits nach Vertragsabschluss, denn einer Studie** zufolge kündigt bei 26 Prozent der Unternehmen der gerade rekrutierte Kandidat sogar noch vor dem ersten Arbeitstag. „Das Preboarding beschreibt genau diesen Zeitraum von der Zusage bis zum offiziellen Start, der aufgrund von Kündigungsfristen mitunter einige Monate umfassen kann“, so Annabel Senhold, Consultant bei d.vinci. „Hier ist es wichtig, nicht den Kontakt zu verlieren. Eine Einladung zur Firmenveranstaltung oder zum Mittagessen kann dazu beitragen, dass sich der neue Mitarbeiter von Anfang an wohlfühlt.“

Vorteile des Onboarding-Tools

Wie ist es aber vor allem bei mehreren Neueinstellungen möglich, den Überblick zu behalten und an alle Aufgaben zu denken? Am Onboarding sind mehrere Mitarbeiter beteiligt, die nicht unbedingt fachlich etwas miteinander zu tun haben. Bei vielen Unternehmen findet das Onboarding anhand von Excel-Listen statt. Oft werden diese nicht aktualisiert, sie werden unübersichtlich, es entstehen Verständnis- und Verständigungsprobleme. Somit kann die Koordination von Aufgaben mit allen Beteiligten schwierig sein. „Um Personalabteilungen, Führungskräfte und zuständige Mitarbeiter zu unterstützen und den Aufwand im Rahmen zu halten, haben wir eine Software entwickelt“, sagt d.vinci-Geschäftsführer Tobias Tiedgen. In dem Tool „d.vinci Onboarding“ lässt sich der gesamte Prozess übersichtlich nach den Phasen „Absichtserklärung“ (bis Arbeitsvertrag), „Preboarding“ (bis zum ersten Arbeitstag), „Onboarding“ (Ende der Probezeit) und „Betreuung“ (nach Probezeit) verwalten.

Praktische Umsetzung

Die Personalabteilung koordiniert die Aufgaben, überwacht die Termine und ist für den Onboarding-Prozess insgesamt zuständig. Die Führungskraft ist für die fachliche Integration des neuen Mitarbeiters in das Unternehmen verantwortlich. Der sogenannte „Buddy“ – ein Kollege, bestenfalls auf gleicher hierarchischer Stufe –, sorgt für die soziale Integration des neuen Mitarbeiters, das heißt er erklärt ungeschriebene Regeln wie zum Beispiel die Mittagszeiten. Im „d.vinci Onboarding“ hat jede dieser Parteien ihre Aufgaben im Blick und alle behalten somit den Überblick.
Eingestellt wird zum Beispiel ein Marketing-Manager. Beteiligt ist nicht nur der Teamleiter Marketing, sondern auch die Personalabteilung, die IT wegen der Einrichtung des Arbeitsplatzes, das Office-Management für den Willkommensgruß und ggf. noch ein Buddy. Diese Personen sitzen selten am gleichen Ort und können sich nicht schnell absprechen. Die Onboarding-Software sorgt dafür, dass die zu erledigenden Aufgaben zuverlässig bei den zuständigen Personen landen, unabhängig davon, wo diese sind.
Individuelle Aufgabenlisten für den Onboarding-Prozess werden je nach Abteilung, Position etc. mit eigenen Fristen und Zuständigkeiten angelegt. Jeder Beteiligte erfasst mithilfe eines übersichtlichen Farbleitsystems sofort den Status der Aufgaben (von Rot für überfällig bis Blau für ausreichend Zeit) und wird rechtzeitig an Anstehendes erinnert. Eine Aufgabe kann mit dem automatisierten Korrespondenzversand an den neuen Mitarbeiter verbunden sein.

Kommunikation mit dem neuen Mitarbeiter

„Die stetige Kommunikation mit dem neuen Mitarbeiter ist ein wichtiger Aspekt bei der langfristigen Mitarbeiterbindung“, erklärt Tobias Tiedgen. Das betrifft nicht nur New Hires, sondern auch Mitarbeiter, die wieder „an Board genommen werden“, wenn sie nach längerer Abwesenheit beispielsweise aufgrund von Elternzeit oder einer längeren Krankheit zurückkehren oder auch intern die Position wechseln.
Dies wird mit dem Tool besonders einfach, da sie per E-Mail direkt aus dem System heraus erfolgen kann. „Wichtige Dokumente wie Bewerbung, Arbeitsvertrag, Stundenpläne für die Einarbeitung etc. sind direkt an diesem zentralen Ort gesammelt“, sagt Tobias Tiedgen. Alle Schritte werden zudem in der Historie festgehalten, sodass diese jederzeit nachvollziehbar sind.

Integration ins Bewerbermanagement-System

Für alle d.vinci-Kunden schließt sich die Onboarding-Software nahtlos an das Bewerbermanagement an. Die Bewerber können durch einen Statuswechsel einfach vom Bewerbungsprozess in den Onboardingprozess übernommen werden. Das bedeutet: Ein ehemaliger Bewerber, der zu einem neuen Mitarbeiter wird, kann im Onboarding-Tool weiter verwaltet werden, bis die Einarbeitung abgeschlossen und die Person ein vollwertiges Teammitglied ist. Das Layout ist intuitiv, übersichtlich und transparent – somit für jeden leicht zu händeln.
Beraterin Annabel Senhold: „Mit einem durchdachten Onboarding ermöglicht man neuen Mitarbeitern einen guten Start, erhöht die Motivation und sorgt dafür, dass sich der neue Mitarbeiter ab dem ersten Arbeitstag wohl und willkommen fühlt.“

*Quelle: Fachzeitschrift Personalwirtschaft

**Quelle: Onboarding-Umfrage 2017 von HAUFE

Hinweis: Für die bessere Lesbarkeit des Textes wird auf die Verwendung geschlechtsspezifischer Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten für alle Geschlechter.

Weitere Informationen zu unserem d.vinci Onboarding erhalten Sie hier: d.vinci Onboarding