Onboarding bei der Adelholzener Alpenquellen GmbH „Aufgaben können nicht mehr durchrutschen“

Damit die Adelholzener Alpenquellen GmbH neue Fachkräfte transparent und systematisch ins Unternehmen integriert und alle Beteiligten dabei den Überblick behalten, hat das Unternehmen die Onboarding-Software des Recruiting-Experten d.vinci eingesetzt. Die Entscheidung trägt Früchte: Der gesamte Einstellungsprozess konnte verbessert werden.

FC Bayern München-Stars wie Thomas Müller und Joshua Kimmich werben dafür, in ganz Deutschland wird es jeden Tag getrunken: Adelholzener Mineralwasser. Pro Jahr verlassen etwa 580 Millionen Flaschen der Marken Adelholzener und Active O2 die Adelholzener Alpenquellen GmbH, Bayerns größten Mineralbrunnen mit Sitz im Chiemgau.

Damit Adelholzener auch als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen wird, dafür sorgen Mitarbeiter wie Lena Streb, zuständig für das Recruiting und Employer Branding. Sie weiß: Das Rekrutieren gut ausgebildeter Fachkräfte kostet Zeit und Geld. Umso wichtiger ist es, neue Kollegen schnell ins Arbeitsumfeld zu integrieren. Tut ein Unternehmen dies nicht, läuft es Gefahr, die New Hires noch innerhalb der Probezeit zu verlieren. Laut Studie betrifft das in Deutschland rund ein Viertel der Neueinstellungen.

Damit sich der neue Mitarbeiter von Anfang an gut aufgehoben und informiert fühlt, sollten Maßnahmen, die die Eingliederung fördern, ergriffen werden. Häufig findet das Onboarding jedoch noch anhand von einfachen Word- oder Excel-Checklisten statt. So war es lange Zeit auch bei Adelholzener Alpenquellen GmbH. Das Unternehmen mit Sitz in Bad Adelholzen zählt etwa knapp 600 Mitarbeiter. Trotz der Größe gab es bis vor Kurzem kein offizielles Onboarding. „Gearbeitet haben wir mit Checklisten, jedoch waren diese Zettel oft im Haus verschwunden und somit war nicht klar, wer welche Aufgaben hatte, was schon erledigt wurde und was noch offen war“, so Lena Streb. „Das führte auch dazu, dass Termine nicht eingehalten werden konnten. Insgesamt hatten wir keine klare Struktur.“

So wie Adelholzener geht es vielen Firmen. Die Koordination von Aufgaben mit mehreren Beteiligten ist schwierig – die Folge eine unzureichende Einarbeitung des neuen Kollegen. Das ist einer der Gründe, warum viele Mitarbeiter noch in der Probezeit kündigen.

Um Personalabteilungen, Führungskräfte und zuständige Mitarbeiter zu unterstützen und den Aufwand im Rahmen zu halten, hat der Recruiting-Experte d.vinci (https://www.dvinci.de) eine Onbaording-Software entwickelt.

Modernes Onboarding bei Adelholzener

„Wir setzen d.vinci Onboarding ein, da unser Hauptaugenmerk vor allem in der Transparenz liegt: Wir wollen, dass jeder Beteiligte jederzeit sehen kann, wie weit das Onboarding bereits vorbereitet ist und was noch zu tun ist“, erklärt Streb. Im d.vinci Onboarding lässt sich der Prozess übersichtlich nach den folgenden Phasen verwalten:

1. „Absichtserklärung“ (bis Arbeitsvertrag)

2. „Preboarding“ (bis zum ersten Arbeitstag)

3. „Onboarding“ (bis zum Ende der Probezeit) und

4. „Betreuung“ (nach der Probezeit)

In der Zeit vor der Vertragsunterschrift kommt es vor allem darauf an, den Kandidaten nicht an einen anderen attraktiven Arbeitgeber zu verlieren. Auf diese Phase folgt das „Preboarding“: Der Vertrag ist unterschrieben, und der Kandidat ist somit zum neuen Mitarbeiter geworden. Im Schnitt dauert der Einstellungsprozess ca. 12 Wochen. Hier gibt es viele Leerphasen, beispielsweise die einzuhaltende Kündigungsfrist beim alten Arbeitgeber, die zu überbrücken sind. Strukturierte Prozesse, die schon weit vor dem ersten Arbeitstag starten, helfen, den neuen Mitarbeiter zu binden. So kann eine Einladung zur Firmenveranstaltung oder zum Mittagessen dazu beitragen, dass sich der neue Mitarbeiter von Anfang an wohlfühlt. Ab dem ersten Arbeitstag beginnt die dritte Phase, die Phase des eigentlichen „Onboardings“. Diese erstreckt sich über die ersten Monate im Unternehmen, meistens bis zum Ende der Probezeit. Anschließend folgt die Phase der „Betreuung“, denn jeder Mitarbeiter sollte auch langfristig betreut und gefördert werden.

Die Software ermöglicht es, individuelle Aufgabenlisten für den Onboarding-Prozess je nach Abteilung, Position etc. mit eigenen Fristen und Zuständigkeiten anzulegen. Jeder Beteiligte erfasst mithilfe eines übersichtlichen Farbleitsystems sofort den Status der Aufgaben (von Rot für überfällig bis Blau für ausreichend Zeit) und wird rechtzeitig an Anstehendes erinnert.

Eine Aufgabe kann mit dem automatisierten Korrespondenzversand an den neuen Mitarbeiter verbunden sein. Die stetige Kommunikation mit dem neuen Mitarbeiter ist ein wichtiger Aspekt bei der langfristigen Mitarbeiterbindung. Dies wird mit der Software besonders einfach, da die Kommunikation per E-Mail direkt aus dem System heraus erfolgen kann.

Strebs Fazit: „Jeder – egal ob Führungskraft oder Betreuer – weiß nun, welche Aufgaben er hat und wann diese zu erledigen sind. Die Darstellung im System macht es leicht, alles auf einen Blick zu erfassen, und es ist gleich verständlich, wo man nacharbeiten muss bzw. welche Aufgaben noch offen sind. Vor allem die Filterfunktion und die farbigen Diagramme geben eine Übersicht, wo man gerade steht. Tatsächlich ist es bei uns so, dass einige Führungskräfte nur sehr selten mit dem System arbeiten, es gibt aber so gut wie keine Nachfragen, da das System selbsterklärend ist. Das ist sehr schön und macht die tägliche Arbeit sehr einfach!“ Die Ziele seien absolut erreicht worden. „Durch das System können Aufgaben nicht mehr durchrutschen und werden pünktlich abgearbeitet“, sagt die Recruiterin. „Es ist toll, dass der Prozess nun für alle beteiligten Personen transparent und nachvollziehbar ist. Zudem hat uns das System geholfen, unseren Onboarding-Prozess noch einmal zu überdenken und wir konnten nacharbeiten und vieles verbessern.“