Onboarding im Home Office: Wie gelingt die dezentrale Einarbeitung?

Aber was bedeutet die aktuelle Situation mit flächendeckenden Home Office Regelungen eigentlich für Mitarbeiter, die jetzt gerade in einen neuen Job starten? Wie gelingt es neue Mitarbeiter einzuarbeiten, wenn plötzlich alle Mitarbeiter von zu Hause arbeiten und soziale Kontakte auf die Verwendung von E-Mails beschränkt sind? Wir geben einen Einblick in die Phasen des Onboardings und konkrete Ideen für „Maßnahmen ohne direkten sozialen Kontakt“.

Unternehmen sollten sich darüber bewusst sein, dass ein gut durchdachtes Onboarding für eine höhere Zufriedenheit und somit für eine bessere Produktivität und Identifikation mit dem Arbeitgeber sorgt. Eine hohe Fluktuation im Einarbeitungsprozess ist nicht nur mit Kosten für eine erneute Wiederbesetzung verbunden, sondern hat auch Auswirkungen auf das Arbeitgeberimage und die Motivation der verbleibenden Mitarbeiter, die noch länger die Aufgaben der fehlenden Stelle übernehmen müssen.

Wussten Sie, dass 77%* der Personaler Verbesserungspotenzial in ihrem Onboarding sehen und dass 30%* der neuen Mitarbeiter bereits vor dem ersten Arbeitstag wieder kündigen? Gut vorstellbar, dass diese Zahl noch steigen wird, jetzt wo viele Unternehmen ihre Mitarbeiter ins Home Office geschickt haben. Somit ist ganz klar: mit der Vertragsunterschrift eines neuen Mitarbeiters sollte die Aufmerksamkeit für ihn oder sie also nicht enden!

Das Preboarding

Die Preboarding-Phase, also der Zeit nach der Vertragsunterschrift bis zum ersten Arbeitstag, kann je nach Kündigungsfrist schon einmal Wochen oder Monate dauern. Wichtig ist es, in dieser Zeit nicht den Kontakt zum neuen Mitarbeiter zu verlieren. Denken Sie z. B. daran Gratulationskarten zu versenden, das Interesse des neuen Mitarbeiters an Ihren Benefits abzufragen oder wichtige Informationen zum ersten Arbeitstag rechtzeitig zu versenden. Außerdem können Sie sich bereits darum kümmern, einen Einarbeitungsplan zu schreiben, Arbeitsmaterialien zu bestellen und einen Buddy auszuwählen.

Grundsätzlich ist das Preboarding im Home Office sicherlich eine der Phasen, die sich am einfachsten „remote“ lösen lässt, da der Mitarbeiter in dieser Zeit sowieso noch nicht bei Ihnen vor Ort gewesen wäre. Trotzdem ist es wichtig sich Gedanken dazu zu machen, wie der neue Mitarbeiter an seine Arbeitsplatzausstattung kommt. Kann ein Kurier die technische Ausstattung vorbeibringen? Ist der Mitarbeiter in der Lage sich seinen Arbeitsplatz selbst aufzubauen oder benötigt er Hilfe? Gerade, wenn sie eigentlich vereinbart hatten im Büro zu arbeiten ist es wichtig abzufragen, ob der neue Mitarbeiter zu Hause überhaupt für die Arbeit ausgestattet ist. Hat er z. B. einen Internetanschluss mit ausreichender Bandbreite oder benötigt er für die Zeit im Home Office ein Firmenhandy oder sogar einen Drucker/Scanner?

Überlegen Sie darüber hinaus auch, welche Maßnahmen durch andere Lösungen abgelöst werden können. Eine „Welcome-Mappe“ kann als PDF genauso schön sein oder gedruckt per Post versendet werden; ein Blumenstrauß kann am ersten Arbeitstag auch einfach nach Hause geliefert werden. Und, anstatt den neuen Mitarbeiter zu Events einzuladen, gibt es vielleicht auch themenübergreifende, digitale Meetings oder Weiterbildungen, an denen er bereits teilnehmen kann. So fühlt er sich weiterhin mit einbezogen.

Ein Meilenstein: Der 1. Arbeitstag

Es gibt keine zweite Chance für den ersten Eindruck, doch wie sieht der aus, wenn Sie den neuen Mitarbeiter nicht in einem Büro empfangen können? Starten Sie doch wie gewohnt in den Tag – nur eben mit einem Online-Meeting (Einwahldaten versenden nicht vergessen!), am besten natürlich mit Kamera. In diesem können Sie dann alles wichtige zum Unternehmen erklären, erste To Dos besprechen und die „Welcome-Mappe“ sowie den Einarbeitungsplan durchgehen. Auch eine Telefonliste mit Bildern und Namen hilft, die Kollegen besser zu identifizieren und sich verbundener zu fühlen.
Erklären Sie dem neuen Mitarbeiter vor allem auch die ungeschriebenen Regeln, denn diese kann er sich zu Hause von seinen Kollegen nicht „abgucken“. Wie sprechen wir uns an? Wie sind die Arbeitszeiten? Wann wir Mittag gemacht? Wie melde ich mich krank?

Für den Rest des Tages können noch weitere dieser Gespräche mit dem neuen Team oder dem Buddy vereinbart werden. Schön ist auch, wenn sich verschiedene Kollegen mittags zur gleichen Zeit mit ihrem Essen in einem Online-Meeting vor der Kamera versammeln und so gemeinsam essen – eben nur „remote“.

Tipp für Ambitionierte: den neuen Mitarbeiter mit Hilfe eines vorab aufgezeichneten Videos einen 360° Rundgang durch das Büro ermöglichen.

Die ersten Wochen im Unternehmen

Damit Sie und die Kollegen in den ersten Wochen nicht „vergessen“, dass es noch einen neuen Mitarbeiter gibt, ist es sinnvoll schon vor dem ersten Arbeitstag so viele Termine wie möglich verbindlich zu vereinbaren. Eine kleine Erinnerungshilfe kann z. B. auch eine Postkarte mit der Aufschrift „Vergiss Arne/Anna nicht!“ sein, die alle Teammitglieder bekommen und sich zu Hause an den Arbeitsplatz stellen können.

Überlegen Sie sich mit dem verantwortlichen Team zusammen, in welche Meetings sich der neue Kollege mit einwählen soll und wie oft online Teammeetings stattfinden sollten. Auch in dieser Zeit sind natürlich gemeinsame Mittagessen mit den Kollegen „remote“ möglich. Außerdem ist es sinnvoll viel öfter Feedback von dem neuen Mitarbeiter einzuholen – am besten jede zweite Woche, wenn auch nur in einem kurzen Telefonat.

Fragen Sie Ihren neuen Mitarbeiter doch einfach mal ganz direkt, was seine Ängste während der Einarbeitung im Home Office sind. Vor allem Personen, die bisher noch nicht regelmäßig von zu Hause gearbeitet haben, werden sicherlich einige Bedenken haben. Natürlich sollten Sie sich dann schnellstmöglich um konkrete Maßnahmen kümmern, die diese Ängste aus dem Weg räumen können.
Darüber hinaus sollten Sie auch dem Buddy nochmal deutlich machen, wie wichtig seine Unterstützung in der momentanen Situation ist und ihn bitten, dass er im Auge behält, dass der neue Mitarbeiter mindestens einmal am Tag Kontakt zu einem seiner Kollegen hat.

Eine große Erleichterung für die Einarbeitung sowohl für den neuen Mitarbeiter als auch für das Unternehmen ist die Bereitstellung digitaler Lerninhalte in Form von eLearnings. Diese können den neuen Mitarbeiter bei der Einarbeitung unterstützen und durch die Nutzung verschiedener Medien und durch die kreativen Ideen für die nachgelagerten Tests spannend und motivierend sein. Außerdem behalten Sie so den Fortschritt Ihres neuen Mitarbeiters im Blick, während dieser Ihr Unternehmen umfangreich kennenlernt.

Nicht vernachlässigen: Das erste Mal zurück im Büro

Nach einem temporären Aufenthalt im Home Office kommt irgendwann der Tag, an dem es zurück ins Büro geht. Denken Sie daran, Ihr neuer Mitarbeiter war noch nie in Ihren Büroräumen und kennt sich nicht aus. Eine weitere kleine Einarbeitung ist also notwendig!

Klären Sie schon vor dem ersten Tag im Büro wann der neue Mitarbeiter erscheinen soll. Eventuell ist es sinnvoll, dass er etwas später kommt, da Sie noch To Dos haben und sich nicht um ihn kümmern können. Außerdem ist es gut ihn über Parkplätze, eine gute Verbindung mit dem ÖPNV oder den Dresscode zu informieren.

Auch ein Rundgang durchs Büro ist notwendig, um dem neuen Mitarbeiter zu zeigen, wo er sitzt, wo er sein Team findet und z.B. Büromaterial bekommen kann. Darüber hinaus können Sie jetzt Materialien wie z. B. Schlüssel, Zugangskarten oder Mitarbeiterausweise übergeben, die bisher noch nicht notwendig waren.

Ohne digitale Tools wir es schwierig

Die Einarbeitung im Home Office lebt davon auch weiterhin die persönlichen Kontakte herzustellen und zu pflegen ohne am gleiche Ort zu sitzen. Ohne digitale Tools wird es sehr schwierig den Kontakt zum neuen Mitarbeiter nicht zu verlieren.

Angefangen bei den zahlreichen Meetings, die natürlich am Telefon stattfinden können, aber über ein Chattool mit Kamera wie z. B. Microsoft Teams oder Skype doch um einiges produktiver und persönlicher sind. Ein Treffen von Angesicht zu Angesicht, wenn auch nur digital, schafft letztendlich doch eine größere Verbundenheit als „nur“ ein Telefonat.

d.vinci Onboarding Software

Auch der oftmals bewährte Laufzettel für den Onboarding-Prozess, auf dem jeder unterschreibt, der sein To Do erledigt hat, wird nur schwer im Home Office umsetzbar sein. Somit ist es notwendig auch den Onboarding-Prozess zu digitalisieren und mit einer eine Onboarding-Software zu unterstützen. So können Aufgaben einfach nachgehalten und Abstimmungen zwischen den unterschiedlichen Abteilungen vereinfacht werden. Durch die automatisierte Korrespondenz fällt damit auch die Kommunikation mit dem neuen Mitarbeiter leichter.

Schlussendlich unterstützen e-Learning Lösungen umfangreich dabei, während der Einarbeitung Ihrer neuen Mitarbeiter fach- und unternehmensspezifische Inhalte einfach und ressourcensparend zu vermitteln. Auch schon vor dem ersten Arbeitstag kann e-Learning genutzt werden, um einem neuen Mitarbeiter Ihr Unternehmen und Ihre Produkte näher zu bringen oder das Team sowie seinen Arbeitsplatz vorzustellen.

Eine Checkliste mit den wichtigsten To Dos für Ihr Onboarding im Home Office finden Sie hier.

Eine Checkliste mit den wichtigsten To Dos für Ihr allgemeines Onboarding finden Sie hier.

*Die Statistik-Kennzahlen stammen aus der Haufe Onboarding-Studie 2019.

Für die bessere Lesbarkeit des Textes wird auf die Verwendung geschlechtsspezifischer Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten für alle Geschlechter.