Gemeinsame Success Story d.vinci und Firstbird: So werden Job-Empfehlungen bei Ravensburger zum Kinderspiel

„Ich kenne da jemanden…“ – dieses Motto ist im Recruiting zunehmend wertvoll, um offene Stellen schnell und zuverlässig neu zu besetzen. Beim Spiele- und Buchhersteller Ravensburger sind es neuerdings nur wenige Klicks von der Empfehlung aus der Belegschaft bis zur Stellenbesetzung. Das Unternehmen hat das Bewerbermanagement-System von d.vinci mit Firstbird kombiniert, einem Tool für Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Aktivitäten. Leichtes Spiel hat Ravensburger damit nicht nur in der schnellen Kommunikation zwischen Bewerbern und Fachbereichen, sondern auch in Sachen Datenschutz.

Besonders vor dem Start des Weihnachtsgeschäfts herrscht bei Ravensburger Hochsaison. „Wir brauchen immer wieder Aushilfskräfte, gerade im gewerblichen Bereich. Und da sind wir mit der Pflege von Excel-Listen irgendwann an unsere Grenzen gestoßen“, berichtet Vera Klaiber, Employer Brand Managerin bei Ravensburger. Bereits seit mehr als zehn Jahren organisiert das oberschwäbische Traditionsunternehmen das komplette Recruiting über das Bewerbermanagement-System d.vinci. Um auch die Belegschaft am Recruiting zusätzlicher Fachkräfte zu beteiligen, hat Ravensburger ein Prämiensystem für Empfehlungen eingeführt und die Administration über Firstbird an d.vinci angedockt.

„Dadurch haben wir den gesamten Prozess digitalisiert. Denn für Mitarbeiter ist es wichtig, dass sie wissen: Welche Stellen bietet Ravensburger gerade an und was kann ich dann über Facebook oder WhatsApp an Freunde weitergeben? Für uns als mittelständisches Unternehmen passt dies einfach perfekt“, sagt Klaiber.

Datenschutz und Mitbestimmung berücksichtigt

Dem Thema Datensicherheit hatte die HR-Abteilung von Ravensburger von Beginn an eine hohe Bedeutung beigemessen – nicht nur weil fast zeitgleich die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eingeführt wurde. „Das war ein großes Thema, bei dem wir mit unserer Datenschutzbeauftragten intensiv zusammengearbeitet haben. Denn die offenen Stellen sollten direkt aus unserem System auf Firstbird veröffentlicht werden. Aber da es entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge gibt und die Datensicherheit im selben Umfang wie bei d.vinci gegeben war, gab es diesbezüglich keinerlei Einwände“, erläutert Klaiber. Die HR-Abteilung habe für die Digitalisierung der Prozesse auch den Betriebsrat von vornherein eingebunden. „Das würde ich auf jeden Fall jedem Unternehmen empfehlen, denn es besteht ein Mitbestimmungsrecht der Arbeitnehmervertretung.“

Mit Kaffee für Firstbird-Registrierung geworben

Für die Einführung hatte das HR-Team bei Ravensburger kräftig die Werbetrommel gerührt. „Wir haben im Intranet eine Seite angelegt, die Prämienregeln hinterlegt und die Videos veröffentlicht, die Firstbird zur Verfügung gestellt hat. Eine Woche vor dem Start haben wir eine E-Mail an alle Mitarbeiter geschickt, um deutlich zu machen, welche Bedeutung das Thema für Ravensburger hat“, sagt Klaiber. Die ersten 100 Kollegen hätten sich bereits in den ersten drei Tagen angemeldet. Klaiber: „Wir haben ihnen einen Kaffee für die Registrierung spendiert. Das hat sich schnell herumgesprochen.“

Admin-Aufwand deutlich reduziert

Von den rund 1.000 Mitarbeitern habe sich seit dem Start vor einem knappen Jahr etwa jeder fünfte für das Programm registriert. „Das ist schon eine gute Quote. Und wir konnten bis heute über Firstbird 30 Stellenbesetzungen realisieren – das ist eine Verdopplung im Vergleich zur bisherigen Vorgehensweise“, bewertet Thomas Wagner, Head of Human Resources DACH bei Ravensburger den Erfolg. Viel wichtiger als diese Zahlen sei aber die Tatsache, dass der administrative Aufwand sich deutlich reduziert habe.

Zusammenarbeit d.vinci, Ravensburger und Firstbird

„Effektiver und schneller geworden“

Bewerbungsmappen aus Papier und die Weitergaben von Kopien zwischen der Personalabteilung und Fachbereichen gibt es bei Ravensburger übrigens schon längst nicht mehr. Die Vorteile von d.vinci weiß Thomas Wagner zu schätzen. „Wir sind damit effektiver und schneller geworden. Durch die Schnittstellen mit Online-Stellenbörsen und die Mobilfähigkeit müssen wir keine Stellenanzeigen mehr händisch eingeben. Was wichtig ist, ist die Schnelligkeit, mit den Bewerbern und mit den Fachbereichen zu kommunizieren. Sobald Bewerbungen eintreffen erhalten wir auch ein zügiges Feedback, ob wir jemanden einladen sollen oder nicht.“
Das Programm habe vor allem deshalb eine hohe Akzeptanz, weil es benutzerfreundlich und intuitiv zu bedienen sei. „Schließlich müssen wir ja auch die Fachbereiche für die Technik gewinnen. Bei d.vinci bekommt man außerdem technischen Support und Produktvertrieb aus einer Hand, das macht die Sache leichter“, so Wagner. „Wir können bewusst sagen: Es funktioniert“.

Belegschaft wird an Recruiting beteiligt

Dass mit Firstbird eine derart einfache Anbindung des Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programms geschaffen werden konnte, freut auch Vera Klaiber. „Den Kollegen macht es sehr viel Spaß, offene Stellen an Freunde weiterzugeben. Sie haben das Gefühl, dass sie mit beteiligt sind am Rekrutierungsprozess.“ Als nächstes plant Ravensburger, die Kombination Firstbird und d.vinci auf die Tochterunternehmen im Ausland auszuweiten. Klaiber: „Wir haben ein Produktionswerk in Tschechien mit 600 Mitarbeitern vor Ort – wir denken, dass das System auch dort ideal passt.“