Personalmanagement – ein Blick über den Recruiting-Tellerrand

Recruiting ist erst der Anfang, denn wenn die richtigen Mitarbeiter gefunden sind, gilt es, diese zu integrieren, zu motivieren und zu halten. Und natürlich fallen auch operativ eine ganze Reihe Aufgaben in den Bereich Personalmanagement: Ressourcen müssen sinnvoll eingesetzt und Abwesenheiten geplant werden, Mitarbeiter müssen zum richtigen Zeitpunkt weiter qualifiziert werden und nicht zuletzt muss auch die Bezahlung professionell abgewickelt werden. Um einmal über den Tellerrand des Recruitings hinaus zu schauen und über die Bereiche des Personalmanagements zu sprechen, die täglich tausende von Personalabteilungen bewerkstelligen müssen, haben wir mit einer Expertin von Haufe Lexware GmbH & Co KG in Freiburg gesprochen, die uns im Interview Einblicke in das Personalmanagement und dessen Fallstricke für Unternehmen gegeben hat.

Was genau versteht man eigentlich unter Personalmanagement?

Unabhängig von der Unternehmensgröße hat das Personalmanagement zum Ziel, die Ressourcen sämtlicher Mitarbeiter qualitativ und quantitativ bestmöglich im Sinne der Unternehmenszwecke einzusetzen. Gleichzeitig soll mit einer klugen Planung ebenso eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit erreicht werden. Experten haben in Studien wiederholt belegt, dass zufriedene Mitarbeiter sowohl produktiver als auch kreativer sind. Angestellte, die sich in ihrem Job rundum wohl fühlen, sind außerdem seltener krank und bleiben dem Unternehmen umso länger treu. Sämtliche Faktoren sind dem Erfolg eines Unternehmens zuträglich. Sie gehen zusätzlich mit geringeren Personalkosten sowie enormer Wettbewerbsfähigkeit einher.

Welche Rolle spielt dabei eine professionelle Personalplanung?

Die Mitarbeiter sind das wertvollste Kapital eines Unternehmens. Von ihnen ist es abhängig, dass Arbeitsabläufe planmäßig ablaufen und kompetent ausgeführt werden. Die Personalplanung hat zum Ziel festzulegen, über welche Qualifikationen Mitarbeiter verfügen müssen, um die Arbeitsabläufe, die im Unternehmen anfallen, qualitativ hochwertig ausführen zu können. Es muss festgelegt werden, welcher Bedarf an Mitarbeitern kurz-, mittel- und langfristig gegeben ist und gedeckt werden muss. Das Ziel besteht darin, zu jeder Zeit ausreichend passende Mitarbeiter zur Verfügung zu haben. Voraussetzung dafür ist eine ausgeglichene Urlaubsplanung sowie ein professionelles Personalmanagement. Die Führungskräfte eines Unternehmens haben im Rahmen der Personalplanung die Aufgabe dafür zu sorgen, dass alle Arbeitnehmer zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort sind. So können diese das Unternehmen bestmöglich mit ihren Ressourcen bei der Zielerreichung unterstützen. Dem voraus gehen Überlegungen, zu welcher Zeit welcher Personalbedarf vorliegt. Das ist beispielsweise auch von saisonalen Arbeitsbedingungen sowie der jeweiligen Auftragslage abhängig. Auf der anderen Seite braucht jeder Mitarbeiter selbstverständlich ausreichend Erholungsphasen, um anschließend wieder voll leistungsfähig sein zu können. Ebenso in diesem Fall müssen Unternehmer planen, wann sie auf welchen beziehungsweise wie viele Angestellte verzichten können. Ein gut durchdachter Personaleinsatz ist somit ein Erfolgsfaktor, insbesondere für kleinere und mittelständische Unternehmen.

Klingt, als wäre ein gutes Urlaubsmanagement unerlässlich?

Die Urlaubsplanung muss im Personalmanagement immer im Blick behalten werden. Sie muss bewerkstelligen, dass jeder Mitarbeiter ausreichend Erholungsphasen zur Verfügung hat, sich gleichzeitig aber nie zu viele Angestellte im Urlaub befinden, was einen reibungsfreien Ablauf im Unternehmen gefährden könnte. Mit digitalen Urlaubsplanern haben Führungskräfte den Urlaub sämtlicher Angestellter im Blick. Das dient einer besseren Übersicht und spart zudem Zeit. Je nachdem, wie viele Mitarbeiter das Unternehmen umfasst, sollten nie mehr als zwei Mitarbeiter gleichzeitig in den Urlaub gehen. Außerdem sollte darauf geachtet werden, dass der Urlaub nur so genehmigt wird, dass von einer Abteilung immer ausreichend Mitarbeiter zur Verfügung stehen, die notfalls die Aufgaben von beurlaubten Mitarbeitern vorübergehend unter sich aufteilen und übernehmen können. Insbesondere Führungskräfte sollten darauf achten, dass ihre Aufgaben während längeren Abwesenheitsphasen von Stellvertretern übernommen werden.

Stichwort Personaleinsatz: Was sollten Personaler hier beachten?

Hier geht es um den Abgleich der Inhalte einer Stelle und den Qualifikationen eines Mitarbeiters. Diese sollten deckungsgleich sein, das heißt, dass der Mitarbeiter die Qualifikationen besitzen muss, um die Anforderungen der Stelle zu erfüllen. Berücksichtigt werden sollten jedoch in gleichem Maße die Interessen des Angestellten. Diesbezüglich können Vorgesetzte ihm beispielsweise durch Möglichkeiten zu flexiblen Arbeitszeiten entgegen kommen. Auch die freie Gestaltung der Arbeitsbedingungen, etwa in Form von Home Office, lässt Mitarbeiter zufriedener werden, weil sie Familie und Beruf leichter miteinander vereint bekommen und steigert damit die Leistungsfähigkeit des gesamten Unternehmens. Die Personalentwicklung umfasst sämtliche Maßnahmen, die dem Erhalt sowie der Verbesserung der Mitarbeiterkompetenzen dienen. Dazu gehören Angebote zur Aus- und Weiterbildung, Umschulungsmaßnahmen, Mentoren-Programme und Coachings.

Welche Bereiche fallen Ihrer Meinung nach außerdem noch in den Bereich Personalmanagement?

Auf jeden Fall das Entgeltmanagement, das sich um die Zahlung monetärer Leistungen des Personals kümmert. Experten empfehlen in diesem Zusammenhang zunehmend eine Entlohnung, die an die Leistung des jeweiligen Mitarbeiters gekoppelt ist. Angestellte, die entsprechend mehr Einsatz zeigen und hochmotiviert sind, fühlen sich in ihrer Einstellung anerkannt und können ihre Motivation somit aufrechterhalten. Ebenso hinsichtlich einer termingerechten Entlohnung können sich Unternehmer Erleichterung schaffen: Mit einer digitalen Buchhaltungssoftware haben Führungskräfte nicht nur sämtliche Geschäftszahlen im Blick, damit lassen sich Löhne und Gehälter aller Mitarbeiter online berechnen sowie über DATEV- und ELSTER-Schnittstellen unkompliziert an den Steuerberater und das Finanzamt übermitteln. Eine zeitnahe Lohnzahlung sichert Mitarbeiter finanziell ab und schafft Zufriedenheit. Hier schließt sich der Kreis: Zufriedene Mitarbeiter binden sich an das Unternehmen und zeigen qualitativ hochwertigen Einsatz. Ein Zustand, der letztlich wieder dem Unternehmen zugutekommt.

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