Interview: Wie machen wir bei d.vinci eigentlich Recruiting?

Wir haben Daniela Poost, Team HR bei d.vinci, zu einem Interview gebeten und sie befragt, wie wir Recruiting machen, was sich in den letzten Jahren verändert hat und wo wir noch hin wollen.

Wir haben mit Daniela auch ein Video aufgenommen, in dem sie von unserem Recruiting-Prozess berichtet: Hier geht’s zum Video.

Daniela Poost (Team HR bei d.vinci)

1. Wie macht ihr heute Recruiting? Wie läuft ein Recruiting-Prozess ab und wer ist alles involviert?

Wir fragen regelmäßig ab, ob zusätzliche Unterstützung in einem Team erfordert wird, sodass der Personalbedarf durch und in Abstimmung mit dem Fachbereich und natürlich der Geschäftsführung ermittelt wird. Ist dies der Fall, erstellen wir im nächsten Schritt ein Suchprofil und eine Stellenanzeige in unserem d.vinci Bewerbermanagement – wen suchen wir genau und wo finden wir diese Person? Um zweitere Frage zu beantworten sprechen wir darüber, welchen Beschaffungsweg wir wählen, da dies je nach Bereich und Vakanz sich unterscheidet. Wir überlegen, ob Active Sourcing Sinn ergibt (z. B. bei einer Stelle in der Entwicklung oder IT) oder ob eine klassische externe Veröffentlichung ausreichend ist. Eine abschließende Meinung holen wir uns in der Regel von unserer hausinternen Mediaagentur ab.

Sobald erste Bewerbungen eingehen, werden diese gescreent und entsprechend unseres vorab definierten Suchprofils selektiert. Abstimmen tun wir uns mit dem Fachbereich über das Bewerbermanagement mittels Ratings. Wenn passende Bewerbungen dabei sind, gibt es häufig ein erstes Telefoninterview und im Anschluss dann ein erstes persönliches Gespräch, für den ersten Eindruck. Beim Gespräch halten wir übrigens nichts von einem festen Leitfaden oder Fragen, die den Bewerber in die Ecke drängen. Wir mögen lockere Gespräche, in denen wir uns kennenlernen. Wenn das Gespräch positiv verläuft, laden wir gerne zu einem Zweitgespräch, und viel wichtiger zum Kennenlernen der Kollegen und des Teams ein. Das kann dann wie eine Art Schnuppertag sein, an dem der Bewerber mit vielen Personen im Unternehmen in Kontakt kommt, z. B. beim Kaffee in der Küche. So lernen wir uns gegenseitig noch mal anders kennen und wir können Abklopfen, ob der Bewerber die d.vinci Werte verkörpert und schlicht und weg menschlich zu uns passen könnte.

Sollte alles passen, gibt es noch ein finales Gespräch mit der Geschäftsführung, in dem möglichst gleich der Vertrag mitgegeben wird, wenn vorher alles mit angrenzenden Bereichen, HR, GF, IT & Co geklärt wurde. Andere gute Kandidaten nehmen wir dann gerne nach Rücksprache in unseren Bewerberpool auf, weil wir nie genau wissen, wann wir wieder Bedarf haben.

Bei uns sind insgesamt weitaus mehr Personen am Recruiting beteiligt als nur die Personalabteilung: Auch der Fachbereich, die Geschäftsführung, das Team und weitere Mitarbeiter sind dabei, um einen guten „d.vinci Querschnitt“ abzubilden.

Mitarbeiterverantwortetes Recruiting

2. Wie wirkt sich das auf die Bewerber aus?

Der Vorteil für den Kandidaten ist, dass er eine rundum positive Candidate Experience erfährt. Das bedeutet, die Kommunikation geschieht auf Augenhöhe (das Vorstellungsgespräch ist ein offener Dialog, wir duzen uns). Das Bewerbungsformular ist kurz und knapp und wir geben schnelle Rückmeldungen und legen offen, wo der Bewerber gerade steht. Wir machen keine falschen Versprechen: wir sind wer wir sind und das wünschen wir uns auch von unseren neuen Kollegen. Und: Nicht nur wir lernen den Bewerber gut kennen, sondern auch er uns. Er weiß dann auch worauf er sich einlässt.

3. Warum macht Ihr Recruiting so und wie seid ihr dazu gekommen, es so zu machen?

Wir machen das Recruiting ganz bewusst so, weil wir uns an unsere Zielgruppe anpassen möchten, um so die richtigen Bewerber anzusprechen. Über die Zeit hat sich das bewährt; das wissen wir einerseits durch das Feedback der Bewerber und andererseits auch, weil wir selten neue Kollegen einstellen, mit denen es nicht passt. Der Markt verändert sich, die Ansprüche auch und wir versuchen uns dynamisch mitzuentwickeln. Uns ist vor allem der Cultural Fit wichtig: Passt der Bewerber zu uns und ins Team, so bleibt er hoffentlich langfristig bei uns.

4. Was hat sich zu vorher konkret verändert?

Wir sprechen jetzt wirklich konkret die Zielgruppe an und unsere Reaktionszeit ist viel besser. Wir vergleichen das gerne mit Amazon (heute bestellt – morgen da). Durch die Digitalisierung können wir auch viel besser DSGVO-Konform arbeiten und die Möglichkeiten der Bewerbung, z. B. mit Video, werden immer größer.

Die gesamte d.vinci Mannschaft ist im Recruiting-Prozess involviert (beispielsweise beim Aufsetzen der Stellenanzeige, bei Schnuppertagen oder in lockeren Erstgesprächen).

Unsere Stellenanzeigen sind dadurch auch viel besser geworden, da sie die Anforderungen viel deutlicher machen und sich dadurch die Passgenauigkeit der Bewerbungen erhöht.

Insgesamt sind wir auch viel offener geworden, was neue Methoden und Hilfsmittel angeht (so nutzen wir u. a. Motivation-Cards in Vorstellungsgesprächen, um die Situation aufzulockern und noch mal einen neuen Blickwinkel zu erhalten). Wir hinterfragen uns mehr und wollen unseren Recruiting-Prozess für uns und für die Kandidaten stetig verbessern.

5. Was war schwierig zu verändern und warum?

Anfangs war vor allem die zielgruppengerechte Ansprache durch Individuen eine Herausforderung. Die Ansprache sollte natürlich persönlich, aber trotzdem im d.vinci Stil sein.

Es hat auch etwas gedauert, das Duzen der Bewerber konsequent durchzusetzen. Wir stehen total dahinter, aber gerade am Anfang siezt man noch fremde Personen viel schneller. Inzwischen ist aber auch das total normal geworden und wird auch von den Bewerbern begrüßt.

6. Was könnte heute noch besser laufen und was wünscht Ihr euch für das zukünftige Recruiting?

Wir würden gerne noch mehr Netzwerke und andere Beschaffungswege für Kandidaten nutzen (u. a. Ansprache auf Messen oder Veranstaltungen). Wir könnten uns auch vorstellen, neue Tools für die Rekrutierung auszuprobieren. Und wir möchten uns alle noch stärker einbeziehen: alle bei uns tragen einen wichtigen Teil zur Wertschöpfung bei und wir alle formen eine funktionierende Mannschaft.

Danke Daniela, dass du dir die Zeit genommen hast, davon zu berichten, wie wir Recruiting mittlerweile leben!

Wir haben mit Daniela auch ein Video aufgenommen, in dem sie von unserem Recruiting-Prozess berichtet: Hier geht’s zum Video.