Stressfrei rekrutieren im Mittelstand

Umso wichtiger ist es, die Möglichkeiten, die ein mittelständisches Unternehmen hat, auch gezielt dafür zu nutzen, sich bestmöglich darzustellen und nicht halbherzig durchdachte Inhalte in Stellenanzeigen und auf Karriere-Websites zu kommunizieren oder Bewerber in langen Recruiting-Prozessen zu verlieren, weil die Konkurrenz einfach schneller war.

Wir geben Ihnen 10 einfache Tipps an die Hand, wie Sie sich zukünftig besser bei Jobinteressierten präsentieren und sich Ihnen Recruiting-Alltag erleichtern können.

Tipp 1: Recruiting ist Marketing

Heutzutage müssen Sie für sich als Arbeitgeber genauso werben, wie für die Produkte, die Sie verkaufen. Schnell kommt dabei das große Thema Arbeitgebermarke ins Spiel, dass ohne externe Beratung und eine strukturierte, erfahrene Herangehensweise kaum zu professionell umzusetzen ist. Für eine schnelle Losung gibt es jedoch ein paar kleine Stellschrauben, die Sie als Unternehmen ganz einfach umsetzen können.

• Nehmen Sie sich die Zeit und überlegen Sie genau, welche Starken Sie als Unternehmen haben. Holen Sie sich dazu auch das Feedback möglichst vieler verschiedener Mitarbeiter ein. Was schätzen diese am Unternehmen und am Arbeitsalltag? Diese Starken lassen sich dann in Ihre individuellen Benedicts umwandeln. Verfügen Sie über ein attraktives Lohnniveau, bieten Sie zusätzliche Sport- und Gesundheitsangebote, sind Sie besonders innovativ und haben Mitarbeiter somit tolle Chancen sich weiterzubilden oder betreiben Sie sogar einen Betriebskindergarten? Nutzen Sie die Gelegenheit um in Stellenanzeigen und auf Ihrer Karriere-Website zu zeigen, was Sie zu bieten haben, verzichten Sie dabei aber auf oft gehörte Plattitüden oder übertriebene Darstellungen! Oftmals können auch vermeintlich negative Aspekte, wie z. B. eine sehr ländliche Lage, in etwas Positives um- gewandelt werden – bieten Sie doch Firmenwagen, Firmenfahrräder, Fahrtkostenzuschüsse oder kostenlose Parkplätze an und machen Sie so Ihre Mitarbeiter mobil.
• Nutzen Sie die sozialen Medien und Ihre Karriere-Website um, mit Fotos und kurzen Berichten, Einblicke in den Arbeitsalltag und den Umgang miteinander zu gewähren. Haben Sie einen Dresscode? Dann wird ein Bewerber auf Bildern gleich erkennen, wie er sich zum Gespräch und im Alltag zu kleiden hat. Duzen Sie sich untereinander? Dann duzen Sie doch auch Ihre Bewerber. Zeigen Sie, wie Mitarbeiter die von Ihnen angepriesenen Benefits „nutzen“. So sehen Bewerber gleich, dass Sie auch wirklich halten, was Sie versprechen. Achten Sie darauf, dass die Werte, für die Ihr Unternehmen steht, authentisch kommuniziert werden und verstellen Sie sich nicht.

Tipp 2: Recruiting-Prozesse klar definieren

Gute Bewerber, die zu Ihnen passen, sind rar. Umso wichtiger ist es, dass Sie schneller sind als die Konkurrenz, wenn ein Talent zu Ihnen passt. Sowohl für Sie intern, als auch für den Bewerber sind transparente Prozesse unerlässlich, denn beide Parteien möchten wissen, wo sie gerade stehen und was im Bewerbungsprozess auf sie zukommt. Machen Sie sich bewusst, welche Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen wirklich in den Prozess involviert sein müssen und kommunizieren Sie die einzelnen Schritte, am besten sogar mit einer groben zeitlichen Einschätzung, über Ihre Karriereseite auch an Ihre Bewerber.

Der Auswahlprozess unterscheidet sich in den meisten Unternehmen kaum: die Personalabteilung selektiert anhand bestimmter Kriterien vor, übergibt nur die wirklich geeigneten Bewerber an den jeweiligen Fachbereich, dieser spielt dann das Feedback zurück an die Personalabteilung, dort startet für den geeigneten Kandidaten ein Genehmigungsprozess zum Vorgesetzten, dem Wunschkandidaten wird zugesagt und alle anderen Bewerber bekommen eine Absage. Wird dieser Prozess manuell in E-Mail Postfächern und mit Excel abgebildet, entsteht oft ein unübersichtlicher Papieraufwand, der zudem viel Zeit verschlingt. Um wirklich einen schnellen, transparenten und unternehmensweit konsequent einheitlichen Ablauf zu schaffen ist meist die Einführung eines Bewerbermanagement-System unerlässlich, denn nur so können klar definierte, verbindliche Recruiting-Prozesse festgelegt werden, die für alle Beteiligten nachvollziehbar sind und sich Deadlines nachverfolgen lassen.

Tipp 3: Die Zukunft ist online & mobil

Haben Sie eigentlich schon einmal selbst Ihre Stellenanzeigen oder Ihre Website auf dem Handy aufgerufen und die Darstellung bzw. die Funktionen geprüft? Nichts ist ärgerlicher, als wenn Ihnen ein talentierter Jobinteressierter abspringt, nur weil ein Bewerbungsformular auf dem Smartphone nicht verfügbar ist. Heutzutage geht es nicht mehr nur darum, dass Ihre Stellenanzeigen im Internet und bei Jobbörsen auffindbar sind. Da zunehmend mehr Kandidaten ein mobiles Gerät bei der Suche nach Stellenanzeigen nutzen, sollten Sie bei allen Online-Inhalten, egal ob Stellenanzeige oder Karriere-Website, darauf achten, dass diese auch auf allen Endgeräten – Desktop, Tablet, Handy – optisch ansprechend angezeigt werden und alle Funktionalitäten weiterhin gegeben sind. Der Einsatz eines responsiven Layouts somit absolut „state-of-the-art“. Viele Unternehmen verwenden mittlerweile sogar in allen Online-Kanälen ausschließlich einspaltige Stellenanzeigen-Layouts, da diese für die Mehrheit attraktiver oder zumindest besser darstellbar sind und das Risiko für fehlerhafte Darstellungen sinkt.



Tipp 4: Nutzen Sie die richtigen Kanäle

Bevor Sie starten sich mit dem „Wo“ zu beschäftigen, ist es nötig, dass Sie die Zielgruppe für jede Stellenanzeige genau kennen. Dabei ist es nicht mit den gängigen Anforderungen an Ausbildung, Berufserfahrung und Fähigkeiten getan; auch Interessen und Gewohnheiten sollten Sie kennen. Haben Sie sich schon mal gefragt, wo sich potentielle Kandidaten außerhalb ihres beruflichen Umfelds aufhalten, was ihre Vorlieben sind oder welche Medienkanäle/Medienformate sie nutzen? Nur wenn Sie wissen wo genau Ihre Bewerber nach einer Stelle suchen, erreichen Sie für Ihr Budget die ideale Streuung. Die großen Jobbörsen wie Stepstone, Monster, Jobware & Co. haben natürlich eine große Reichweite, aber oftmals auch einen hohen Preis. Außerdem konkurrieren Sie hier mit einer Vielzahl von anderen, meist großen Unternehmen, die vermeintlich mehr bieten können. Dabei gibt es noch andere Möglichkeiten, wie Sie Bewerber auf sich aufmerksam machen. Fachkräfte aus der IT-Branche oder Ingenieure erreichen Sie eher indem Sie mit spannenden, inhaltlich fundierten Inhalten auf Ihr Unternehmen aufmerksam machen. So können Sie auch passive Bewerber für eine neue berufliche Aufgabe begeistern. Auch, wenn die ganz neuen Trends, wie Job-Apps (truffls, TalentHero, Stepstone JobMessenger) oder das Jobportal hijob, noch nicht ganz bei der Masse angekommen sind, lohnt es sich, gerade für junge Zielgruppen, hier mal einen Versuch zu starten. Wenn Sie nicht selbst recherchieren möchten, sprechen Sie eine gut vernetzte Personalmarketing-Agentur an oder nutzen Sie ein Bewerbermanagement-System das Multi-Posting unterstützt. Beide Varianten bieten Ihnen eine Übersicht über die verschiedenen Jobportale und erleichtern Ihnen die Streuung.

Tipp 5: Schnelle Reaktionszeiten

Egal ob Eingangsbestätigungen, Zwischenstände, Zu- oder Absagen, Bewerber möchten heutzutage darüber informiert werden, wo genau sie im Prozess stehen und sichergehen, dass sie nicht vergessen wurden. Am besten behalten Sie den Überblick und sparen sich wertvolle Zeit, wenn Sie Ihre Bewerber unternehmensweit einheitlich mit einer Software managen, in der Sie bereits alle wichtigen Korrespondenzvorlagen hinterlegt haben. Dies verschickt automatisiert Eingangsbestätigungen und gibt Ihnen die Möglichkeit Zwischenberichte oder Absagen gleichzeitig an mehrere Bewerber zu senden. So stellen Sie sicher, dass sich Ihr Bewerber immer informiert fühlt. Außerdem halten Sie Kontakt und bekommen so wahrscheinlich frühzeitig eine Rückmeldung, sollte ein Kandidat mittlerweile doch schon anderweitig vergeben sein. Halten Sie sich auf jeden Fall an die Aussagen, die Sie in der Korrespondenz oder auf Ihrer Karriere-Seite getroffen haben. Kommunizieren Sie an den Bewerber sich innerhalb der nächsten zwei Wochen zu melden und tun es dann nicht, wirft das ein schlechtes Licht auf die Zuverlässigkeit des Unternehmens.

Tipp 6: Zu wenige oder nicht qualifizierte Bewerbungen vermeiden

Wen suchen Sie eigentlich? Überlegen Sie, zusammen mit Ihrem Fachbereich, welche Eigenschaften und Qualifikationen Ihr neuer Mitarbeiter wirklich braucht, um in das bestehende Team zu passen. Nutzen Sie bereits einen softwaregestützen Auswahlprozess haben Sie oftmals die Möglichkeit direkt den Input zur Personalanforderung von den jeweiligen Fachbereichen digital anzufordern. Bei der Stellenausschreibung sollten Sie sich auf die wichtigsten drei Qualifikationen (Ausbildung, Berufserfahrung, besondere Kenntnisse) und die wichtigsten drei Softskills beschränken, die ein absolutes Muss sind. Alles weitere ist wünschenswert. Viele Unternehmen suchen immer noch die eierlegende Wollmilchsau und verfahren bei den Anforderungen eher nach dem Prinzip „irgendwas wird der Bewerber davon schon können“. Dabei erreichen Sie damit bei Jobinteressierten genau das Gegenteil, denn unrealistisch hohe Anforderungen wirken eher abschreckend als motivierend. Ein kommunikativer Mitarbeiter ist natürlich schon, aber ist diese Eigenschaft für den Arbeitsalltag wirklich wichtig oder wirkt diese Anforderung in bestimmten Bereichen vielleicht sogar abschreckend auf einen Bewerber? Überlegen Sie sich außerdem, wen Sie mit einer Stellenanzeige ansprechen möchten und stimmen Sie die Inhalte und Bilder auf diese ab. Junge Talente mögen Weiterbildungsangebote oder flache Hierarchien, wahrend älteren Kandidaten eher Home Office Regelungen oder eine Kinderbetreuung wichtig sind. Auch mit den Bildern, die Sie in einer Anzeige verwenden, sollte sich die jeweilige Zielgruppe identifizieren können. Und wenn trotz alledem eine Anzeige nach mehrmaligem Schalten keinen Erfolg bringt? Dann kann die Investition in eine Personalberatung sinnvoll sein. Diese ist oftmals nicht teurer, als das erneute, erfolglose Schalten der immer wieder gleichen Anzeige.



Tipp 7: Auswerten und messen

Wissen Sie genau, wie ein Bewerber auf Sie aufmerksam geworden ist, welcher Ihrer Kanäle also besonders gut funktioniert? Eine schlechte oder gar keine Auswertung kann für Sie schnell teuer werden, denn mit einer breiten Streuung und dem Gedanken „viel hilft viel“ verschwenden Sie möglicherweise kostbares Budget. Die wichtigsten Frage, die Sie sich stellen sollten sind:

• Wie viele Bewerbungen je Kanal und Stellenanzeige gehen ein?
• Wie setzt sich die Struktur und Qualität der Bewerber je Kanal zusammen?
• Wie viel Zeit brauchen Sie von der Personalbedarfsmeldung, bis zur Besetzung einer Stelle (Time-to-Fill)?
• Wie viel Zeit brauchen Sie von Personalbedarfsmeldung bis zum Interview (Time-to-Interview)?
• Wie viel Zeit vergeht, bis der verantwortliche Fachbereich ein qualifiziertes Feedback über einen Bewerber anden Recruiter gibt (Time-to-internal-feedback)?
• Welche Kosten fallen je Stellenbesetzung durchschnittlich an (Cost-per-Hire)?
• Wie zufrieden sind die Bewerber mit dem Rekrutierungsvorgang?

Am einfachsten gelingt eine aussagekräftige Auswertung mithilfe eines Tools zur Bewerberverwaltung, denn hier muss der Bewerber schon beim Ausfüllen des Bewerber-Fragebogens verpflichtend angeben, wie er auf Sie aufmerksam geworden ist und Zeiträume werden automatisch nachverfolgt. Sie brauchen nichts weiter tun, als sich am Monatsende die zusammenfassende Auswertung aus dem System zu holen und können direkt sehen, über welchen Kanal sich die meisten und vor allem die besten Kandidaten bewerben.

Tipp 8: Unterstützung von einer Agentur oder lieber Eigenleistung?

„Für eine Agentur haben wir kein Budget“ ist ein weit verbreiteter Irrglaube, denn im Normalfall kostet eine Anzei- genschaltung über eine Agentur Sie nicht mehr als wenn Sie diese in Eigenleistung bei einem Jobportal buchen. Der Grund ist einfach: Agenturen kaufen größere Stellenanzeigen-Kontingente für einen geringeren Preis ein. Einer der Agentur zahlen Sie dann den „normalen“ Stellenanzeigenpreis, bekommen aber Beratung, Layout-Erstellung und die komplette Abwicklung Ihrer Anzeigen on top. Sie geben nur noch die Eckpunkte Ihrer Ausschreibung weiter und um den Rest kümmert sich dann jemand anders. So können Sie arbeitsintensive Aufgaben wie Stellenanzeigentexte formulieren oder die Recherche der besten Kanäle einfach abgeben und haben wieder Ressourcen für die wirklich wichtigen HR-Aufgaben. Tipp: Am besten wählen Sie ein Agentur, der möglichst viele HR-Themen aus einer Hand anbietet. So können Sie sicher sein, dass z.B. Agenturleistungen und Bewerbermanagement-System auch wirklich gut zusammen funktionieren.

Tipp 9: Präsentieren Sie sich als moderner Arbeitgeber

Modern und zeitgemäß steht nicht konträr zu einem Unternehmen, dass mit Stolz auf eine lange Tradition zurück blickt. Es geht meistens nicht darum, besonders „hip“ zu sein und einen Start-up Charakter zu bieten, sondern viel- mehr um ganz essentielle Dinge, die Bewerbern in einer transparenten (online) Welt wichtig sind.

• • Eine moderne Karriere-Website ist der Dreh- und Angelpunkt Ihres Recruitings. Egal über welchen Kanal – Google, Jobbörsen, Social Media, Printanzeigen, Unternehmswebsite – ein Bewerber auf Sie aufmerksam wird, er landet auf Ihrer Karriere-Website und möchte dort mehr über Ihr Unternehmen erfahren. Involvieren Sie Ihre Mitarbeiter in die Gestaltung des Außenauftritts und zeigen Sie mit durchdachten Inhalten, warum Menschen verschiedenen Alters und verschiedener Karrierestufen gerne bei Ihnen arbeiten und was diese an Ihrem Unternehmen schätzen. Außerdem haben Sie hier die Möglichkeit dem Bewerber bereits online möglichst viele Fragen zu seiner Bewerbung und den Prozessen zu beantworten, sodass Rückfragen bei Ihnen nahezu unnötig werden. Oberstes Gebot für die Darstellung aller Inhalte: Bleiben Sie authentisch, denn ein Jobinteressierter und späterer, neuer Mitarbeiter soll ja zu Ihnen passen und nicht aufgrund von falschen Versprechungen gleich wieder die Flucht ergreifen.
  • Nutzen Sie ein übersichtliches, kurzes Bewerbungsformular (persönliche Daten, Gehaltvorstellung, Eintrittstermin, spezielle Anforderungen z. B. Führerschein, Bewerbungsunterlagen), das angepasst ist auf die jeweilige Stellenausschreibung, sich schnell und unkompliziert ausfüllen lässt und somit keine große Hürde darstellt. Der große Vorteil liegt darin, dass Bewerbungen bei Ihnen alle in der gleichen Form ankommen und Sie sicher gehen, dass Sie keine Informationen mehr nachfordern müssen. E-Mail- oder gar Papierbewerbungen, die Sie manuell verwalten müssen, machen nicht nur den Bewerbern, sondern auch Ihnen das Leben oft schwerer als nötig.



Tipp 10: Recruiting vereinfachen

Haben Sie schon mal Ihren Recruitingprozess von Anfang bis Ende durchgespielt und kritisch analysiert, was gut läuft und was Sie gerne verbessern möchten? Seien Sie ehrlich zu sich selbst und fragen Sie sich selbst, was kann Sie gut können und welche Aufgaben Sie lieber abgeben würden. Dabei geht es nicht darum das Ruder komplett aus der Hand zu geben, sondern vielmehr unliebsame, alltägliche Aufgaben einfach jemanden anders zu überlassen oder zu automatisieren. Machen Sie sich dann mit den Angeboten vertraut, die am Markt existieren und überlegen Sie, welche Form der Unterstützung für Sie am besten passt.

• Ein Bewerbermanagement-System hilft Ihnen Prozesse genau abzubilden und „zwingt“ alle Beteiligten diese auch einzuhalten. Außerdem erleichtert eine Software Ihnen die Zusammenarbeit mit den Fachbereichen, au- tomatisiert die Korrespondenz mit den Bewerbern, erinnert alle Nutzer an Deadlines und ermöglicht Ihnen eine übersichtliche, einfache Verwaltung Ihrer Kandidaten.
• Eine Personalmarketing-Agentur kann Ihnen das hohe Arbeitsaufkommen in der Verwaltung und Schaltung von Ausschreibungen abnehmen und steht Ihnen beratend bei allen Fragen des Recruitings zur Seite. Texten, formulieren, Bilder und Kanäle recherchieren raubt Ihnen die Zeit? Dann geben Sie diese Aufgaben doch einfach ab.
• Haben Sie sich schon mal mit dem Thema Outsourcing (Recruiting Services) befasst? Geben Sie ganz gezielt einzelne administrative Recruiting-Aufgaben, die Ihnen im Alltag die Zeit rauben, an eine externe Stelle ab. Dabei steht die partnerschaftliche Zusammenarbeit ganz klar im Fokus. Denken Sie z. B. an die Vorauswahl von Bewerbern. Sie briefen Ihren externen Partner genau, welche Bewerbungen er an Sie weiterleiten soll und dieser übernimmt dann die erste Selektion, fordert bei passenden Kandidaten Unterlagen nach und übergibt Ihnen die Top-Auswahl der Bewerber, die Sie dann zum Gespräch einladen.

Für welche Art der Unterstützung Sie sich auch entscheiden; lassen Sie sich nicht von Vorurteilen über angeblich hohe Kosten abschrecken, sondern fragen Sie gezielt Angebote an und machen Sie sich ihr eigenes Bild.